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  • AutorenbildManuel Klinnert

Tipps für Eure PowerPoint-Präsentationen - Teil 1

Wie Ihr auch während Onlinefortbildungen den Tod durch PowerPoint verhindert, indem Ihr aus betreutem Vorlesen eine nachhaltige Präsentation macht. Erster Teil.

 

In den letzten Beiträgen habe ich Euch schon einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie Ihr andere Methoden als PowerPoint in Eure Onlineschulungen einbinden könnt. Oft lässt es sich aber nicht vermeiden, Themen mit einer klassischen Präsentation abzubilden. Besonders in Onlineschulungen ist es auch eine der einfachsten Möglichkeiten, Stoff zu visualisieren. Zudem kennt sich nahezu jeder mit dem Programm aus, sodass die Vorbereitung der Ausbildung in gewohntem Terrain stattfindet.

Nun kommt PowerPoint aus methodischer Sicht immer wieder in Verruf und die Riege derer, die beispielsweise Flipcharts bevorzugen, wächst. Aus meiner Erfahrung gibt es für jede Gelegenheit eine geeignete Darstellungsmethode, in vielen Fällen kann das auch PowerPoint sein. Die Voraussetzung ist aber, dass man die Methode richtig einsetzt und das fällt vielen besonders bei dem allseits beliebten Microsoft-Programm gar nicht so leicht. Ich sehe oft, dass die Folien einfach erstellt werden, damit sie halt da sind und nicht, um den Ausbilder oder die Ausbilderin beim Vermitteln der Inhalte zu unterstützen. Das beste Beispiel ist wohl auch das am häufigsten angetroffene: eine Folie mit allen Stichpunkten, die vom Referenten oder der Referentin mehr oder weniger abgelesen werden. Auch ich habe solche Präsentationen gehalten. Es hat viele Präsentationen gedauert, bis ich Methoden und die Notwendigkeit gefunden habe, dieses Problem zu vermeiden. Ich hoffe, ich trage keine Eulen nach Athen, indem ich Euch in diesem Beitrag die ersten drei Methoden vorstelle, welche Ihr auch für Eure Ausbildungen nutzen könnt. Im nächsten Beitrag wird es dann weitere drei geben.

Tipp 1: Die Vorteile von Flipcharts mit Powerpoint ausspielen

Warum sind Flipcharts als Unterrichtsmedium so beliebt? Dafür gibt es aus meiner Sicht mehrere Gründe. Zum einen haben wir uns jetzt jahrelang von Orgien aus Powerpoint-Folien einschläfern lassen und sind froh bis beeindruckt, wenn ein Ausbilder sich die Mühe macht, den Unterricht mit einer selbstgemalten Grafik aufzuwerten. Zum anderen kann die Ausbildung mit einem Flipchart wesentlich interaktiver sein als eine heruntergebetete Stichpunktliste an der Leinwand. Darüber hinaus hat man die Möglichkeit, die Ergebnisse auch im weiteren Verlauf der Ausbildung sichtbar zu lassen. Diese Vorteile lassen sich aber nur ausspielen, wenn man das Flipchart als Methode auch beherrscht. Eine gute, durchdachte PowerPoint-Folie ist immer noch besser als ein schlecht umgesetztes Flipchart. Online hat sich das Thema sowieso erledigt. Aber wir haben Möglichkeiten, diese Vorteile auch in unserer PowerPoint-Präsentation zu nutzen.


Tigger: macht man mit dem Plenum ein Brainstorming oder ähnliches und will dabei auf ganz bestimmte Punkte hinaus, würde man das am Flipchart handschriftlich oder mit vorgefertigten Moderationskarten festhalten. In PowerPoint haben wir immer das Problem, dass wir die Punkte nur in der vorher festgelegten Reihenfolge einblenden können. Oder? Nicht ganz, denn mit Hilfe von Triggern können Animationen mit einem Klick auf ein bestimmtes Element aktiviert werden. So könnt Ihr die Moderationskarten virtuell darstellen und mit einem Klick nur den Punkt einblenden, der gerade von der Lerngruppe angesprochen wurde. Noch besser sind Bilder, wenn es das Thema hergibt. Fügt eine entsprechende Abbildung ein, platziert eine Form darüber und lasst sie mit einem Klick darauf verschwinden, sodass das Bild sichtbar wird.


Habt Ihr ein Tablet, Smartboard oder einen Laptop mit Touchscreen? Dann eröffnet Euch das eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Eure Präsentationen aufzuwerten. Zwei Methoden stelle ich Euch im Anschluss vor. Habt Ihr diese Möglichkeit nicht, ist vielleicht die vierte Methode wieder etwas für Euch.


Live-Notizen: Vermutlich ist eine der ersten Funktionen, die man in PowerPoint lernt, wie man Gliederungspunkte und Objekte mit spektakulären Animationen Ein- und wieder ausblendet. Im vorherigen Abschnitt habe ich aufgeführt, wie ihr die Reihenfolge dieser Animationen während der Präsentation kontextbezogen bestimmen könnt. Dennoch seid Ihr dabei auf die vorher festgelegten Elemente beschränkt. Das letzte Fünkchen Flexibilität erhaltet Ihr, wenn Ihr Raum auf Euren Folien lasst, um Ergänzungen handschriftlich einzutragen. Neben dem Mehr an Flexibilität bietet das auch einen persönlicheren Charakter der Folien und ist eine willkommene Abwechslung zu Textfeldern und Piktogrammen.


In dieser Folie wurden zusammen mit den TeilnehmerInnen die entsprechenden taktischen Zeichen erarbeitet und eingezeichnet. So konnten sie zudem sehen, dass nicht immer computergenerierte Grafiken zur Lagedarstellung nötig sind.

"Whiteboard" einfügen: Diese Methode ist sehr ähnlich zur vorherigen, ich möchte sie dennoch einzeln herausstellen. Vielleicht können manche Abschnitte komplett auf einer leeren Leinwand erarbeitet werden oder es tauchen während der Ausbildung Fragen auf, die sich gut mit einer handschriftlichen Visualisierung beantworten lassen. Dann bietet sich eine leere Folie an, die als virtuelles Whiteboard dient. Dafür gibt es zwar auch Apps, mit der folgenden Methode müsst Ihr aber nicht die Präsentation verlassen. Eine Variante ist, an dafür vorgesehenen Stellen einfach eine solche Folie einzufügen. Zusätzlich könnt Ihr jederzeit auf eine Whiteboard-Folie zugreifen, wenn Ihr eine Schaltfläche (also eine Form oder ein Textfeld) auf den anderen Folien platziert und diese über Einfügen>Aktion>Hyperlink zu Folie… mit einem Link zur entsprechenden Folie verseht. Im Unterrichtsraum würdet Ihr einfach ein Flipchart, das Whiteboard oder die Tafel beschreiben, online könnt Ihr das ganze über diese Methode virtuell darstellen. Über eine Schaltfläche mit dem Hyperlink zur letzten Folie könnt Ihr anschließend wieder da weitermachen, wo Ihr davor unterbrochen habt.


Ihr habt nicht die Möglichkeit, die Präsentation an einem Touchscreen zu steuern? Dann hilft Euch vielleicht der nächste Trick weiter.


Präsentationsmodus verlassen: Ihr könnt die Toolbar von Powerpoint sowie die Folienübersicht ausblenden, was dem Präsentationsmodus noch am nächsten kommt. Das eröffnet Euch jedoch alle Möglichkeiten, die Ihr bei der Gestaltung von Folien sonst auch habt. Ihr könnt Bilder, Formen und Textfelder verschieben und bearbeiten, Freitext einfügen, Tabellen befüllen und so weiter. So könnt Ihr die Lerngruppe einbinden, indem Ihr Spiele und Aufgaben einbaut. Dabei kann es um das Sortieren und Einordnen von Elementen, Brainstorming, das Sammeln und Ordnen von Informationen oder das Arbeiten mit Bildern als Puzzle oder Memory gehen.


Probiert einfach verschiedene Möglichkeiten aus und findet Wege, das Programm auch Mal anders zu nutzen, als immer nur mit Stichpunkten und Diagrammen. Ihr werdet sehen, Eure Mitglieder werden es als willkommene Abwechslung schätzen und wesentlich aktivierter sein. Wenn Euch die Methoden zu technisch sind und meine kurzen Beschreibungen nicht reichen, hilft Euch sicher eine Recherche auf Google und YouTube weiter. Es gibt für nahezu jedes Feature ausführliche Videos, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bieten.

Tipp 2: Der Mittelpunkt der Ausbildung

Im Mittelpunkt eins Vortrages oder einer Ausbildung sollen die Referentinnen, Referenten, Ausbilderinnen und Ausbilder stehen. Methoden wie Flipcharts, Poster und Beamerprojektionen sollen lediglich dabei unterstützen. Was passiert aber bei einer regulären Präsentation im Unterrichtsraum, wenn eine neue Folie aufgelegt wird oder ein weiterer Stichpunkt in die aktuelle Folie eingeflogen kommt? Die Aufmerksamkeit des Plenums wandert sofort dahin, wo etwas passiert. Kommt es aber gerade darauf an, was das Ausbildungspersonal sagt - und das ist in der Regel der Fall - ist das nicht zweckdienlich, selbst wenn auf der Folie das Gesagte nochmal steht. Man kann ohnehin nicht gleichzeitig aufmerksam zuhören und lesen. Daher sollte man die Präsentation nutzen, um das Gesagte zu unterstützen. Zum Beispiel mit , Bildern, Grafiken, Diagrammen oder Übersichten. Und zwar so aufbereitet, dass die Teilnehmenden es auch leicht verdauen können. Möchte man zum Beispiel zu Beginn eine Tabelle an die Wand werfen um sie zu erklären, sollte man sie entweder in Teilen einblenden oder die Zuhörenden unterstützen, Ihre Aufmerksamkeit auf die gerade relevanten Teile zu lenken.

Reduziert man die Nutzung der Präsentation auf ausschließlich notwendige Darstellungen, wird es zwischendurch viele Phasen geben, in denen PowerPoint und andere Lehrmittel gerade nicht gebraucht werden. Für diese Phasen solltet Ihr die Aufmerksamkeit ganz auf Euch ziehen, indem Ihr die Präsentation komplett ausblendet. Dazu habt Ihr unterschiedliche Möglichkeiten: Durch Drücken der „B“-Taste auf der Tastatur wird der Präsentationsbildschirm schwarz. Wenn vorhanden, könnt Ihr das auch mit den meisten Presentern durchführen. Ist man allerdings im Redefluss, vergisst man gerne einmal, die Präsentation auszublenden. Um das zu vermeiden, könnt Ihr bei den Phasen, in denen Ihr längere Lehrgespräche oder ähnliche Methoden fernab einer Präsentation eingeplant habt, eine schwarze Folie einfügen. So habt Ihr gleich eine Erinnerung und durch Weiterklicken wird die Präsentation fortgesetzt. Die letzte Möglichkeit im Unterrichtsraum ist die AV-Mute-Taste des Beamers. Hier ersetzt der Beamer das Bild des Videoeingangs mit einem schwarzen Screen. Das bietet sich übrigens auch an, wenn man den Beamer schon angeschlossen hat, aber erst noch die Präsentation in der Ordnerstruktur aufrufen muss.

Bei Onlineveranstaltungen gestaltet sich die Umsetzung etwas schwieriger. Dennoch solltet Ihr versuchen, die Tipps zu beherzigen. Ich würde daher immer mindestens die Webcam der Referentin oder des Referenten aktivieren. So könnt Ihr das beschriebene Ausblenden der Präsentation auch durchführen, ohne gleich einen Podcast aus Eurer Ausbildung zu machen. Ist es technisch nicht möglich, sowohl die Webcam, als auch die Bildschirmfreigabe zu übertragen, solltet Ihr Euch genau überlegen, wann eine Unterbrechung der Bildschirmfreigabe für die Ansicht des Referenten oder der Referentin sich lohnt. Die Alternative ist, wieder eine Schaltfläche in die Folie einzufügen. Diesmal mit der Aktion "Programm ausführen". Dort wählt Ihr dann das Kameraprogramm Eurer Webcam oder Eures Computers aus. So sehen die Teilnehmenden Eure Kameraansicht, ohne dass Ihr die Bildschirmfreigabe beenden müsst. Das solltet Ihr aber auf jeden Fall vorher einmal ausprobiert haben.

Darüber hinaus könnt Ihr die Aufmerksamkeit auch mit anderen Mitteln auf Euch, beziehungsweise Eure Kameradarstellung ziehen. Zum Beispiel indem Ihr bestimmte "analoge Lehrmittel" nutzt, wie die Ausbildungshilfe zum Aufbau taktischer Zeichen (Link zum Beitrag). Vielleicht könnt Ihr auch die Kamaraperspektive so anpassen, dass Ihr ein kleines Planspiel auf dem Tisch vor Euch nutzen könnt, um verschiedene Vorgehensweisen aufzuzeigen. Natürlich können die meisten Themen auch in PowerPoint dargestellt werden. Ich finde es aber schön, wenn ab und an der Blick auch Mal von der Präsentation gelöst wird.

Tipp 3: die 5x5-Regel

Wir wissen also: Stichpunkte auf der Folie, die einfach abgelesen werden, sind schlecht. Man kann aber nicht immer vermeiden, dass Folien Text enthalten. In diesen Fällen orientiere ich mich immer an der 5x5-Regel. Demzufolge soll der Text eine Länge von fünf Zeilen mit je fünf Wörtern pro Folie nicht überschreiten. Ist die Textpassage dafür zu lang, hat sie in den meisten Fällen nichts auf einer PowerPoint-Folie zu suchen. Auch der "methodische Trick", den Text von jemandem aus dem Plenum vorlesen zu lassen, wird nichts daran ändern, dass man die restlichen ZuhörerInnen spätestens bei der Hälfte verloren hat.

Möchte man dennoch mit längerem Fließtext arbeiten, weil man beispielsweise direkt mit Dienstvorschriften oder Rechtsnormen arbeiten will, gibt es bessere Möglichkeiten. Idealerweise haben ohnehin alle TeilnehmerInnen Zugang zu den entsprechenden Unterlagen. Mittels kurzer Arbeitsaufträge kann die Lerngruppe dann direkt mit den Dokumenten arbeiten und selbstständig die zu vermittelnden Inhalte erarbeiten. Bekommt jede Arbeitsgruppe einen anderen Abschnitt, kann man so auch längere Texte erarbeiten, wenn die Ergebnisse im Anschluss vorgestellt werden. Für Onlinefortbildungen bieten sich Cloud-Lösungen an, um allen die Unterlagen bereitzustellen. Ansonsten kann auch ein Link oder ein Dokument über den Chat geteilt werden.

Bei den meisten Themen ist aber der originale Wortlaut für die Vermittlung des Themas gar nicht entscheidend. Man sollte sich lieber genau überlegen, was bei der Lerngruppe hängen bleiben soll und sich dann ein paar Minuten länger darüber Gedanken machen, wie man das ganze grafisch verpacken könnte.


Oft kommt es weniger auf den genauen Wortlaut an als viel mehr auf eine nachhaltige Vermittlung der Informationen.

Nur weil der gesamte Absatz auf der Folie steht, werden die TeilnehmerInnen sich den Inhalt nicht besser merken können. Wird er jedoch vom Ausbilder oder der Ausbilderin verständlich erklärt und visuell so aufbereitet, dass das Gehörte mit dem Bild auf der Leinwand verknüpft werden kann, ist die Wahrscheinlichkeit schon höher, dass Informationen im Gedächtnis bleiben.


Nutzt man PowerPoint bewusst, kann es Ausbilderinnen und Ausbilder tatsächlich beim nachhaltigen Vermitteln von Wissen helfen. Voraussetzung ist aber, dass Ihr stets Eure Methoden evaluiert und hinterfragt. Scheut Euch nicht, neue Wege zu gehen und Euch auszuprobieren. Am Ende jeder Ausbildung solltet Ihr dann das Feedback von den TeilnehmerInnen einholen. Fragt hier ruhig gezielt nach den Methoden, die Ihr erstmals ausprobiert habt. Darüber, ob sie gewirkt haben, können letztendlich nur die Lerngruppe selbst oder eine gezielte Erfolgskontrolle Auskunft geben.

Daher auch hier der Grundsatz des Führungsvorganges: am Ende steht die Kontrolle, welche einen neuen Durchlauf des Prozesses einleitet.


Im nächsten Beitrag möchte ich Euch dann drei weitere Möglichkeiten aufzeigen, Eure Präsentationen aufzuwerten.


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