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  • AutorenbildManuel Klinnert

Führungsprozess (Teil 6): Sonderformen der Kommunikation im Einsatz

Wir strukturieren unseren Führungsvorgang, um auch in unübersichtlichen Lagen nicht den Faden zu verlieren, wir strukturieren Befehle, um mit Auftrag zu führen, wir strukturieren Meldungen, um beim Informationstransfer nichts zu vergessen. Kurzum: Struktur um Komplexität im Einsatz zu meistern. Da ist es nur konsequent, auch weitere Kommunikationsformen mit einem festen Schema zu verknüpfen. Dazu möchte ich Euch zwei Anregungen geben: den Lagevortrag und die Lagebesprechung.

 


Leider lassen sich in den geltenden Vorschriften relativ wenige Aussagen zu diesen Führungsmitteln finden. Sie werden zwar aufgeführt und die BRK-DV 100 beinhaltet sogar Mustergliederungen für Lagevorträge, insgesamt finden sich aber meiner Meinung nach keine wirklich zweckmäßigen Orientierungshilfen. Daher eine Bemerkung vorweg: die hier erarbeiteten Informationen spiegeln meine persönlichen Erfahrungen aus verschiedenen Ausbildungen, Übungen und Einsätzen bei Militär, Wasser- und Landrettung, THW und Feuerwehr wider. Nutzt den Beitrag als Anregung und sondiert, inwiefern meine Vorschläge für Euren Führungsstil und die Vorgaben Eurer Organisation geeignet sind. Probiert das ein oder andere Schema aus und schickt mir gerne eine Mail mit Euren Erfahrungen.



Lagevorträge

Ein wertvolles und meiner Meinung nach unterschätztes Führungsmittel, vor allem in Großschadenslagen: der Lagevortrag. Wird in Vorschriften oder weiterführender Literatur genauer auf das Thema eingegangen, werden in der Regel zwei Arten des Lagevortrages unterschieden: Der Lagevortrag zur Information / Lagevortrag zur Unterrichtung (LvU) und der Lagevortrag zur Vorbereitung einer Entscheidung (LvE). Wesentlich universeller einsetzbar ist die erste Variante. Der Lagevortrag zur Vorbereitung einer Entscheidung dient vor allem unterstützenden Stäben, die den Führungsprozess durchführen und aufbereiten und die Ergebnisse dem Enscheidungsträger oder der Entscheidungsträgerin vorstellen müssen. Dabei wird die aktuelle Lage dargestellt und beurteilt, sowie Möglichkeiten des Handelns erörtert und abgewogen. EntscheidungsträgerInnen können sich so vollends auf den Kernprozess des Führens und Entscheidens beschränken. Unterhalb der Führungsebene C (Führen mit Führungsgruppe) wird diese Arbeitsweise aber kaum vollumfänglich möglich sein, da Führungstrupps oder gar Führungsgehilfen bereits mit anderen operativen Aufgaben ausgelastet ist. Dennoch sollten sich auch ZugtruppführerInnen das Konzept im Hinterkopf behalten und es beüben. In manchen Einsatzlagen können durchaus Elemente eines LvE sinnvoll sein und helfen, vor die Lage zu kommen.

Der Lagevortrag zur Unterrichtung hingegen sollte auf Zugführer- und Einsatzleiterebene zum Grundrepertoire gehören. Für das Führen mit Auftrag und vor allem beim Bewältigen von längerdauernden Einsatzlagen ist ein gemeinsames, möglichst vollständiges und aktuelles Lagebild ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Der LvU bietet eine Möglichkeit, dies auf eine strukturierte Weise sicherzustellen. Das Konzept Lagevortrag funktioniert nämlich nicht nur von unten nach oben. Ein Lagevortrag kann auch an die nachgeordnete Führung erfolgen und in vielen Fällen Sinn ergeben.

Grundsätzlich kann eine solche Lageinformation oder Lageorientierung an die unterstellte Ebene wie ein Befehl formuliert werden. Vor allem beim klassischen Wasserrettungseinsatz, der zeitlich und räumlich begrenzt ist, ist das eine schnelle und effektive Möglichkeit, die TruppführerInnen auf den aktuellen Sachstand zu bringen. Als Schema eignet sich der Einsatzbefehl nach Sch-N-E-E-E oder der vorbereitete Befehl nach L-A-D-E-F.


bei Lagevorträgen an eine übergeordnete Führung und in langfristigen Katastropheneinsätzen sollte eine Gliederung gewählt werden, die inhaltlich mehr auf die aktuelle Lage und deren Entwicklung und weniger auf Einzelheiten zur Durchführung fokussiert ist. Am Anfang eines Lagevortrages sollte immer der eigene, von der übergeordneten Führung erhaltene Auftrag stehen. Ein Merkmal erfolgreicher Kommunikation in der Schaden- und Gefahrenabwehr ist es, das vermeintlich selbstverständliche auszusprechen. Es kostet wenig Zeit und Mühe, bietet jedoch der Führungskraft die Sicherheit, dass sich alle auf einem gemeinsamen Nenner befinden. Anschließend sollte im LvE der Anlass des Vortrages stehen. Das kann der Erhalt eines neuen Auftrages sein, eine besondere Lageentwicklung oder das Erkennen eines Handlungsbedarfs. Danach geht es um die Gefahren- und Schadenlage sowie um die eigene Lage. Beim LvU soll dabei der Schwerpunkt auf dem einfachen Vermitteln der Lage stehen, im LvE geht es schon um die Beurteilung hinsichtlich möglicher Handlungsoptionen. Im Anschluss stehen Folgerungen, welche alle Handlungsmöglichkeiten gemein haben müssen sowie das Vorstellen der Möglichkeiten im einzelnen. Zum Schluss des LvE folgt das Abwägen der Möglichkeiten und der oder die Vortragende gibt eine persönliche Einschätzung, welche die beste Möglichkeit sei. Nun obliegt es der Führungskraft, anhand der vorliegenden Informationen zu einem Entschluss zu gelangen oder eine erneute Lagebeurteilung unter noch nicht berücksichtigten Aspekten durchführen zu lassen.

Im LvU sollte im Anschluss an die Schaden- und eigene Lage auf die absehbare und vermutete Lageentwicklung eingegangen werden. Idealerweise wird diese ebenfalls nach Schadenlage und eigene Lage untergliedert. Danach werden besondere (Führungs-)Probleme angesprochen. Bei Vorträgen gegenüber einer übergeordneten Führung dient dies im Vordergrund dazu, die Probleme zu beheben. Aber auch den unterstellten Kräften kann es helfen, Entscheidungen nachzuvollziehen, wenn beeinflussende Probleme kommuniziert werden.


In der folgenden Tabelle seht Ihr die Vortragsarten gegenübergestellt:




Lagebesprechungen

Im Einsatz müssen die Entscheidungsträgerinnen und -träger einer Führungsebene regelmäßig zusammenkommen, um das gemeinsame Lagebild zu aktualisieren, das weitere Vorgehen abzustimmen und bei der übergeordneten Führung Probleme anzusprechen. In Großschadenslagen, die über einen längeren Zeitraum dauern, finden diese Besprechungen auf Ebene der örtlichen/technischen Einsatzleitung in der Regel ein- bis zweimal täglich statt. Während diese Besprechungen laufen, stehen die teilnehmenden Führungskräfte allerdings nicht für ihren eigentlichen Führungsauftrag zur Verfügung. Im Idealfall wird daher ein Stellvertreter oder eine Stellvertreterin bestimmt. Die Übergabe kann jedoch Zeit in Anspruch nehmen und die Führung wird im Zeitraum der Vertretung meist eher reaktiv als proaktiv sein. In der Starkregenkatastrophe 2016 habe ich es erlebt, dass diese Lagebesprechungen in der ÖEL regelmäßig nicht weniger als 60 Minuten gedauert haben. Die Besprechungen fanden zweimal täglich statt - zu Dienstbeginn und Dienstende im Schadengebiet - und die Kräfte der Wasserrettung konnten oft nicht handeln, solange kein Ergebnis aus der Lagebesprechung da war. Das war vor allem für die Einsatzkräfte frustrierend, zumal das Ergebnis auch nie etwas wirklich unerwartetes war. Damals habe ich mich gefragt, ob das wirklich die best-practice ist. Ich weiß aber, dass ich diese Art zu führen eher vermeiden würde. Wie könnte also das Thema Lagebesprechungen ab Zugebene aufwärts angegangen werden, ohne sich selbst im Weg zu stehen?


Die häufigsten Probleme in Lagebesprechungen sind meines Erachtens störende Funkgeräte und Handys. Diese Unart zieht sich durch alle Führungsebenen hindurch und ärgert mich vor allem, weil es auch der am leichtesten zu vermeidende Fehler ist. Wer als verantwortliche Entscheidungsträger eine Lagebesprechung einberuft, hat den Respekt verdient, dass Funkgeräte und Handys stumm geschalten werden und die TeilnehmerInnen die ganze Aufmerksamkeit und Konzentration der Besprechung widmen. Natürlich ist das keine Einbahnstraße, sondern gilt für die übergeordnete Führungskraft gleichermaßen. Daher also:


  • Vertretung regeln und an die nachgeordnete Ebene kommunizieren

  • Handys und Funkgeräte aus

  • zu Beginn Frage in die Runde: "Stellvertreter übernommen? Funk und Handys aus?"

  • Und als Bonus - während Besprechungen immer: Schreibbereitschaft herstellen!


Die Dauer sollte 30 Minuten nur in Ausnahmefällen überschreiten (Zinke, R. & Hofinger, G., 2016). Um das auch zu schaffen, ist es wichtig, einige Regeln zu berücksichtigen. Zum einen ist ein oft auftretendes Phänomen in solchen Besprechungen, dass irgendwann alles gesagt wurde, aber noch nicht von allen. Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn mehrere Führungskräfte einer Organisation an der Besprechung teilnehmen und in zu detaillierte Organisationsinterna abdriften. Es kann zum Beispiel nötig sein, dass in einer Hochwasserlage neben der Sanitätseinsatzleitung auch der Abschnittsleiter Wasserrettung eingebunden wird, da die Wasserrettung einen Schwerpunkt darstellt. Dann sollten aber auch die Zuständigkeiten im Vorfeld klar abgesprochen werden. Leider ist vielerorts die ÖEL/TEL noch reine Feuerwehr-Angelegenheit. Auch hier lauert die Gefahr, dass schnell Belange der Feuerwehren vertieft werden, welche überflüssig für die restlichen Besprechungsteilnehmer sind und das Ende unnötig verzögern. Auf Ebenen, auf denen solche Besprechungen notwendig sind, existiert normalerweise immer eine Führungseinheit (also Zugtrupp, UG-SanEL, UG-ÖEL/TEL ect.). Der Führer oder die Führerin dieser Einheit eignet sich gut, um Zeit und Redeanteile im Auge zu behalten und die TeilnehmerInnen wenn nötig darauf hinzuweisen. Dabei ist natürlich die Legitimation durch eine vorher festgelegte Gliederung mit Zeitrahmen nötig. Im Zweifel muss die einberufende Führungskraft diesen Part übernehmen und durchsetzen.

Nochmal zusammengefasst:


  • ModeratorIn bestimmen

  • Gliederung und Redeanteile vorher festlegen, Zeitansätze geben und durchsetzen

  • Verantwortlichkeiten für die Besprechung klar aufteilen

  • Besprochenen Informationen immer nach Relevanz für die Teilnehmer evaluieren

  • Detaillierte Absprachen wann immer möglich in die Abschnitte delegieren oder im Anschluss mit den betroffenen Personen klären


Über den Teilnehmerkreis entscheidet die einberufende Führungskraft. In der Regel werden dies die nachgeordneten Abschnitts-, Einheits- oder TeileiheitsführerInnen sein. Zudem sollten relevante Fachberater und Verbindungspersonen zu wichtigen Schnittstellen in Betracht gezogen werden. Das können andere BOS, Notfallmanager, Verwaltungsbehörden und Vertreter kritischer Infrastruktur sein.


Am schwierigsten ist es, eine pauschale Aussage über den genauen Ablauf einer Lagebesprechung zu treffen. Dieser hängt immer vom Teilnehmerkreis und der entsprechenden Führungsebene ab, sowie von der zu bewältigenden Lage. Nach Zinke und Hofinger sind die Ziele von Lagebesprechungen in Stäben

  • Bekanntgabe der Ziele, bisher getroffener Maßnahmen und erteilter Aufträge

  • Bekanntgabe vorhandener Ressourcen in Bezug auf Personal und Einsatzmittel

  • Überblick über Lageentwicklungen

  • Überprüfung des Erfolgs von Maßnahmen und des Stands von Aufträgen

  • Abstimmung bezüglich neuer Ziele und erforderlicher Maßnahmen

  • konkrete Aufgabenzuweisung sowie

  • harmonisierte und nachvollziehbare Entscheidungen und Maßnahmen.

Diese Ziele würde ich eins zu eins für alle im Einsatz stattfindenden Lagebesprechungen übernehmen. Da Lagebesprechungen meist zwischen einer Führungsebene und der übergeordneten Führungskraft stattfinden, macht es in der Regel Sinn, die Besprechung auch nach diesen beiden Ebenen zu gliedern:


Ablauf

  1. Übergeordnete Lage durch die Führungskraft

  2. Lage in den einzelnen Abschnitten & Probleme und Anträge aus den Abschnitten

  3. Planung des weiteren Vorgehens

  4. Zusammenfassung


Wie die Besprechung - inhaltlich und formell - in der jeweiligen Lage genau ablaufen sollte, muss immer situationsbezogen entschieden werden. Daher macht es auch keinen Sinn, pauschal eine detaillierte Gliederung festzulegen. Ist es absehbar, dass im Verlauf eines Einsatzes regelmäßige Lagebesprechungen notwendig werden, sollte man in Betracht ziehen, frühzeitig eine Gliederung festzulegen und diese bei allen folgenden Besprechungen zu nutzen. So kann die nötige Struktur gewahrt werden, während adäquat auf die Lage und den Teilnehmerkreis eingegangen wird.

Lagebesprechungen sind keine Befehlsausgabe. Natürlich muss Führung nach dem "Higlanderprinzip" übernommen werden und die Verantwortung dabei ist unteilbar. Dennoch dienen solche Besprechung dazu, alle Abschnitte in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Ist das nicht möglich oder nicht gewollt, besteht auch kein Bedarf an einer Lagebesprechung. Dann soll sich die Führungskraft aus allen Abschnitten einen Lagevortrag geben lassen und eine Befehlsausgabe durchführen. Die Kunst ist aber, den Zwischenweg zwischen einer straffen Lagebesprechung und Einbindung aller Entscheidungsträger zu finden. Dabei kann es hilfreich sein, möglichst viele Informationen zum Ablauf der Besprechung bereits vorab zu kommunizieren und sich den Lagevortrag zu nutze zu machen. Gibt es genug Vorlauf, kann den TeilnehmerInnen der Besprechung eine Gliederung zur Verfügung gestellt werden, anhand derer sie ihren Redebeitrag vorbereiten sollen.



Vorbereitung und Unterstützung durch Führungsmittel

Der Rahmen eines Lagevortrages oder einer Lagebesprechung ist immer abhängig von den vorhandenen zeitlichen und materiellen Ressourcen. Der LvU eines Katastrophenschutzstabes für den Landrat wird immer anders aussehen als die kurze Lageorientierung eines Einsatzleiters bei einer ausgedehnten Vermisstensuche, die gerade anläuft. Dennoch gibt es auch im zweiten Beispiel einige Vorbereitungsmaßnahmen, die in Betracht gezogen werden sollten.

Der erste organisatorische Punkt ist immer die Terminierung der Besprechung oder des Vortrages. Diese sollte ausreichend weit im Voraus kommuniziert werden, denn nicht nur wenn die TeilnehmerInnen Beiträge vorbereiten müssen benötigen diese Vorlauf. Gegebenenfalls muss eine Vertretung organisiert und eingewiesen werden, der Weg zum Ort der Besprechung zurückgelegt werden oder laufende Maßnahmen abgeschlossen werden, wie eine Befehlsausgabe oder eine Erkundungsfahrt mit dem Motorrettungsboot.

Egal ob Lagevortrag, Besprechung oder Befehlsausgabe, man tut immer gut daran, sich vorher Notizen anzufertigen. Mindestens der gedachte Ablauf mit den notwendigsten Stichpunkten sollten auf einem kleinen Notizblock oder einer Karteikarte parat stehen. Zum einen kann man sich als unerfahrene Führungskraft schön daran festhalten, zum anderen behält man Handlungsicherheit auch bei unvorhergesehenen Störungen.

Zuletzt: die Lagedarstellung. Ein Lagevortrag kann noch so gut sein, fehlt die grafische Darstellung der Lage, wird immer Raum für Missverständnisse und Kommunikationsprobleme sein. Natürlich muss es nicht immer eine vollwertige Lagekarte sein. Dem Einsatzleiter Wasserrettung reicht oft schon eine handschriftliche Skizze der Einsatzstelle, um angesprochene Punkte, Routen und Grenzen darin zu zeigen und für ein eindeutiges Lagebild aller Beteiligten zu sorgen.



Die wichtigste Vorbereitung...

...die man allerdings treffen kann ist Übung. Oft sind die Führungskräfte auch diejenigen, die dafür sorgen, dass die Mannschaften beübt werden. Dabei fällt die eigene Ausbildung manchmal unter den Tisch. Aber auch Führung ist ein Fachgebiet, das geübt werden muss. Sucht Euch also Partner, um diese Kommunikationsformen zu üben oder gebt vor dem nächsten Übungsabend die Informationen einfach in Form eines Lagevortrages an die Mannschaft raus.



Quellen:

Hofinger, G. & Heimann, R. (2016). Handbuch Stabsarbeit: Führungs- und Krisenstäbe in Einsatzorganisationen, Behörden und Unternehmen. Berlin:Springer



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