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  • AutorenbildManuel Klinnert

Organisieren mit dem Organizer

Dokumentenmappen als wirksames Mittel zur Lagedarstellung nutzen

 

Gemeint sind natürlich Dokumentenmappen wie der Multi-Organizer der Firma Pax, der vermutlich zu den Top 5 der meistgekauften Pax-Produkte zählt. Egal, ob in Einsatzfahrzeugen, Taschen von Einsatzleitern oder an den zahlreichen Gerätehäusern der Republik, überall findet man diese Mappe.



In den meisten werden sich wohl Vordrucke, Geländekarten, Schreibmaterialien, Visitenkarten und Unterlagen wie Alarmpläne, Telefonlisten und Funkskizzen befinden. Auch ich habe einen dieser Organizer, in dem ich genau dieses Sammelsurium aufbewahre. Im Einsatz als Führungskraft habe ich allerdings eine eher ungewöhnliche Methode, die Mappe zu nutzen. Und diese möchte ich heute mit Euch teilen.

Vorweg: grundsätzlich kann natürlich jede Art von Organizer genutzt werden. Marken wie AeroCase oder tee-u bieten ähnliche Produkte an. Ich persönlich nutze Pax, weil ich sowohl mit der Qualität als auch mit dem Kundenservice sehr zufrieden bin. Gerne könnt Ihr Eure Meinung über ähnliche Artikel anderer Hersteller mit uns teilen.



Lagedarstellung

Der zentrale Bestandteil in diesem Organizer ist die Ausstattung zur Lagedarstellung. Wie die Lagedarstellung grundsätzlich funktioniert und wie die Elemente einer Lagekarte genutzt werden solltet Ihr zunächst in meinen anderen Beiträgen zu diesem Thema nachlesen. Es befinden sich also eine Kräfteübersicht mit zwei Spalten, eine Übersicht für einen Bereitstellungsraum und fünf Schadenkonten in der Mappe. Die Elemente sind im A4-Format gedruckt, laminiert und mit Magnetstreifen und Abheftschienen versehen. So kann ich

  • Die Tafeln mit Folienstift beschriften

  • Sie auch bei nassem Wetter nutzen

  • Alles in der Mappe einheften und umblättern

  • Kurzerhand eine Lagedarstellung am Fahrzeug/ Whiteboard/ Flipchart etc. anfertigen.


Vorgefertigte Haftnotizen dienen als Ersatz für die Magnetprofile

Im Abschnitt zum Führen der Lagekarte habe ich den Tipp gegeben, Haftnotizen anstelle der Magnetprofile für das Anbringen der taktischen Zeichen zu nutzen. Zu diesem Zweck habe ich mit unserem Bezirksverband der Wasserwacht Haftnotizen entworfen, die genau für diesen Zweck vorgedruckt sind. Darauf können die Grundzeichen nachgezeichnet, Symbole ergänzt und relevante Anmerkungen zu Ordnung, Stärke, Bezeichnung etc. dazugeschrieben werden. Einheiten unseres Landkreises habe ich schon vorgefertigt auf der Rückseite der Kräfteübersicht, so muss ich bei Bedarf nicht erst das Beschriften anfangen. Natürlich können für diesen Zweck auch ganz normale Blanko-Klebezettel genutzt werden.

Auf dem Klemmbrett habe ich einen laminierten Vordruck, in den ich gleich Einsatzauftrag, Einsatzort, Einsatzbeginn, Notizen und im späteren Verlauf auch Informationen zu Kommunikationswegen eintragen kann. Für einfache Notizen habe ich noch ein paar Memo-Zettel, die nicht laminiert oder anderweitig bearbeitet sind.

In Kombination kann dieses Material dann genutzt werden, um die Lage zunächst innerhalb der Mappe mobil zu führen oder bei Bedarf eine stationären Lagekarte am ELW oder ähnlichem anzubringen. Natürlich kann der Satz durch Magnetprofile erweitert werden, indem man einfach eine Box mit entsprechenden Profilen und Symbolen mitführt. Dann ist man aber in jedem Fall auf einen magnetischen Untergrund angewiesen. Zudem kann die Lagekarte um Taktifol ergänzt werden, zum Beispiel für größere Übersichten oder Kartenskizzen.


Klickt Euch durch die Slideshow, um einmal durch die Mappe zu blättern:



Kartenmaterial

Ihr wisst bereits, wie wichtig eine räumliche Darstellung des Einsatzraumes ist. Dazu nutze ich unterschiedliche Methoden. In der Regel führe ich Kartenmaterial meines Landkreises im Maßstab 1:25:000 mit und von relevanten Gewässerabschnitten habe ich laminierte Kartenauschnitte in DIN-A3, die ich über den Bayern-Atlas erstellt habe. Sie sind so zugeschnitten, dass sie neben die Mappe in meine Tasche passen und mit einem Magnetstreifen versehen. Die dritte und meine Lieblingsmethode ist die Kartenskizze. Diese fertige ich auf einem A4-Blatt, zunächst ohne Eintragungen. Auf dem Klarsichtfach an der Rückseite der Mappe habe ich mit Klebeband eine Overheadfolie befestigt. So kann ich die Skizze dort hineinschieben, mit Folienstift die Lage führen und sollte sich ein Stift Mal nicht rückstandslos entfernen lassen, kann ich einfach die Folie tauschen.

Für Lagekarten mit großer topografischer Karte bietet sich die transparente Taktifol als Overlay an, damit habe ich aber noch keine Erfahrungen machen können. Was ich jedoch noch Empfehlen kann, ist die Kartentasche von Rescue-Tec. Dort könnt Ihr eine einseitige DIN-A3 und eine zweiseitige DIN-A4 Karte sowie das nötige Schreibmaterial unterbringen. Die nicht genutzten Karten steckt Ihr einfach hinter die oberste. Dazu führe ich noch zwei Magnethaken mit, um die Karte am Fahrzeug aufzuhängen.



Unterlagen


Was Ihr an Unterlagen mitnehmt, ist natürlich komplett von Euren Bedürfnissen im Einsatz abhängig. Ich führe im Schwerpunkt verschiedene Alarmpläne und Telefonlisten mit. Denkbar sind auch Verfahrensbeschreibungen, Merkzettel, Tabellen und diverse Nachschlagewerke. Auf einem Heftstreifen habe ich je ein Exemplar Einsatzprotokoll, Patientenprotokoll, Taucheinsatzprotokoll und Einsatzauftrag. Geht es dann um die Dokumentation, nehmen ich den Streifen heraus und packe ihn auf das Klemmbrett. Die linke Seite der Mappe nutze ich vermutlich wie jeder andere auch. In den Einschüben habe ich Unterlagen in mehrfacher Ausfertigung verstaut. Das können mehr Einsatz- und Patientenprotokolle sein, Checklisten, Meldeblöcke, Einsatztagebuch, Teilnehmerlisten für Übungen und andere Vordrucke, die Ihr vielleicht in Eurer Organisation habt. In den kleinen Einschüben befinden sich mehr Schreibmaterial und ein paar Taschenkarten. Da ich in der Regel meine persönliche Mappe nutze, habe ich hier auch noch einen Ausdruck meiner Meldekarte. Diese könnt Ihr unter www.meldekarte.de mit Euren persönlichen Daten erstellen, dann müsst Ihr im Bedarfsfall nur noch die Einsatzdaten eintragen.



Schreibmaterial

Hier ist für mich das Minimum ein Satz wasserfeste Folienstifte, Ein Kugelschreiber, und ein weicher Bleistift. Dazu kommen noch ein Radiergummi, ein kleiner Dreikantmaßstab, ein flacher Locher, den man mit abheften kann (der zum Beispiel) und Klebepfeile, um Markierungen in Kartenmaterial vorzunehmen. Muss man schnell Mal den Folienstift löschen, bieten sich kleine, extra verpackte Alkoholpads an. Ansonsten steht in der Regel überall Händedesinfektionsmittel herum, welches man dafür nutzen kann.

Ein kleiner Luxus, den ich mir als Sahnehäubchen gegönnt habe: ein Stempel mit dem Symbol für die Wasserrettung. Besonders wenn ich bei Führungssimulationen viele Zettel beschriften muss, kann ich mir Arbeit sparen und saubere Zeichen anfertigen.



Fazit

Die meisten solcher Mappen, die ich immer so sehe, haben eins dieser beiden Probleme:

Entweder sie wurden Mal beschafft und liegen nun fast leer im Fahrzeug, nur um des Klemmbretts Willen, das darauf befestigt ist. Oder sie sind vollgestopft mit Unterlagen, egal ob veraltet, irrelevant oder viel zu umfangreich. Daher hoffe ich, mit meinem kurzen Beitrag erreicht zu haben, dass Ihr bei der nächsten Gelegenheit Mal die Köpfe zusammensteckt und Euch fragt: wie und wann wollen wir unsere Mappe nutzen? Welche Unterlagen brauchen wir entweder sehr oft oder wenn es brenzlig wird sehr schnell? Und wer kümmert sich darum, dass die Unterlagen immer vollständig und aktuell sind und die Vordrucke regelmäßig nachgefüllt werden?



Wie nutzt Ihr Eure Dokumentenmappe eigentlich? Teilt gerne Eure Erfahrungen mit uns.


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